POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. INTRODUCTION
Nault Avocats inc. (le « Cabinet » ou « nous ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels de ses clients, partenaires et visiteurs de son site web. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Fédéral).
2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans cette Politique, un « renseignement personnel » ou « renseignement » désigne toute information qui permet d’identifier une personne ou qui renvoie à une personne identifiable. Il peut s’agir de données telles que le nom, les coordonnées, les informations financières ou fiscales, les dates de naissance, les informations se trouvant sur des pièces d’identité délivrées par un gouvernement, ou toute autre information requise dans le cadre des services offerts par le Cabinet ou des interactions que nous pouvons avoir avec vous, notamment par le biais de notre site web ou lors de communications par courriel ou téléphone.
Malgré ce qui précède, cette Politique ne vise pas tout renseignement relevant du domaine public ni tout renseignement personnel qui concerne l’exercice par la personne concernée d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail. De plus, nous prenons les précautions requises pour se conformer aux lois applicables concernant la vie privée des personnes mineures.
3. UTILISATION ET DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le Cabinet ne recueille que vos renseignements personnels qu’aux fins nécessaires, légitimes et précises pour lesquelles ils sont collectés. Ces renseignements ne seront utilisés qu’à ces mêmes fins, sauf en cas de consentement additionnel de votre part ou si la loi l’autorise ou l’exige.
Vos renseignements personnels peuvent notamment, mais sans s’y limiter, être utilisés aux fins suivantes :
- Fournir nos services juridiques et tous services afférents;
- Respecter nos obligations légales et réglementaires, dont notamment celles prévues au Règlement sur la comptabilité et les normes d’exercice professionnel des avocats et toute autre législation encadrant la pratique des avocats et exigeant l’identification et la vérification d’identité des clients;
- Facturer et percevoir les paiements, gérer notre relation avec vous, assurer un service à la clientèle, veiller au respect d’obligations contractuelles et, de manière générale, administrer le Cabinet dans la conduite normale de ses affaires;
- Solliciter et évaluer des candidatures à des offres d’emploi;
- Assurer le fonctionnement du site web, en optimiser la performance et en analyser l’utilisation, notamment en réalisant des études statistiques sur les caractéristiques et comportements des utilisateurs.
- Améliorer nos services et communications, développer et entretenir nos relations d’affaires, communiquer avec vous afin de vous informer des nouvelles du Cabinet, de mises à jour pertinentes ou des services offerts;
- Assurer la sécurité de notre site web et de nos infrastructures technologiques;
- Toutes autres fins auxquelles vous avez consenties, de façon expresse, implicite ou par effet de la loi.
4. DIVULGATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf si la loi l’exige ou si vous y consentez expressément. En aucun cas, le Cabinet ne vend ni n’échange contre paiement les renseignements personnels qu’il détient. Nous pouvons notamment partager vos renseignements personnels avec :
- Sous réserve de nos obligations professionnelles, des tiers impliqués dans la prestation de nos services tels que des parties adverses et leurs conseillers, des banquiers, des assureurs, des autorités gouvernementales et autres intervenants nécessaires, y compris dans le cadre de procédures juridiques ou de transactions commerciales;
- Des prestataires de service ou autres partenaires si cela est nécessaire à l’exécution de contrats que nous avons conclus avec ces prestataires, y incluant toute obligation du prestataire d’assurer une protection appropriée pour ces renseignements personnels. Il peut notamment, mais sans s’y limiter, s’agir de prestataires de service pour l’hébergement de notre site internet, le stockage infonuagique de fichier ou les services de bureau;
- Des autorités gouvernementales ou organismes chargés de l’application de la loi lorsqu’une telle autorité ou un tel organisme revendique son autorité pour obtenir ces renseignements personnels; lorsqu’il existe des motifs raisonnables de croire que les renseignements personnels pourrait être utile à une enquête sur des activités illégales; pour se conformer à une ordonnance judiciaire, une assignation à témoigner, un mandat de perquisition ou toute autre demande valide émanant d’un tribunal, d’une autorité gouvernementale ou d’un organisme chargé de l’application de la loi; lorsque le Cabinet entend protéger ses droits et ses biens; lors d’une fusion ou d’une restructuration, à l’organisation issue de celle-ci; ou lorsque les lois applicables l’exigent; ou
- Tout autre tiers, lorsque vous avez expressément consenti à ce que le Cabinet communique vos renseignements personnels à ce tiers.
Nous rappelons que nos professionnels, membres d’un ordre professionnel, ont des obligations déontologiques et professionnelles strictes en matière de confidentialité. Ainsi, aucun renseignement personnel protégé par le secret professionnel ne sera communiqué d’une manière susceptible de compromettre ce secret, à moins que notre client y ait explicitement renoncé, ou que nous ayons l’autorisation ou l’obligation d’agir ainsi en vertu du droit applicable.
Le Cabinet privilégie les prestataires de services ou mandataires pour lesquels nous avons reçu confirmation écrite à l’effet que les renseignements personnels partagés sont conservés en tout temps au Québec. Vos renseignements personnels pourraient toutefois être transférés à l’extérieur du Québec, où les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels peuvent différer de celles du Québec. Ce transfert peut notamment survenir lorsque le Cabinet mandate une personne ou un organisme externe pour collecter, utiliser, communiquer ou conserver ces renseignements en son nom. Avant tout transfert hors Québec, le cabinet effectue une évaluation rigoureuse afin d’assurer une protection adéquate de vos renseignements personnels. Toutefois, il est possible que des autorités gouvernementales ou des organismes chargés de l’application de la loi puissent accéder à vos renseignements personnels en vertu d’une ordonnance légale, qu’elle soit rendue au Québec ou à l’extérieur, car aucune disposition contractuelle ou autre ne peut prévaloir sur les lois en vigueur dans une juridiction donnée.
5. CONSERVATION ET PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le cabinet accorde une grande importance à la sécurité et à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés. Pour cette raison, le cabinet adopte des mesures techniques, physiques, administratives et organisationnelles rigoureuses, conformes aux standards du secteur juridique, afin de prévenir la perte, le vol, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive, la divulgation, l’altération ou la destruction non autorisée des renseignements personnels. Ces mesures incluent notamment la restriction d’accès aux bureaux et aux données, la formation continue du personnel, l’utilisation de systèmes sécurisés par mots de passe et l’application de politiques internes strictes.
Les renseignements personnels sont stockés et traités dans les bureaux du cabinet situés au Québec ou ailleurs. Tout tiers auquel le cabinet confie vos renseignements est soumis à des obligations strictes afin de garantir une protection adéquate de ces renseignements. Malgré ces précautions, aucune méthode de stockage ou de transmission électronique n’est totalement sécurisée; néanmoins, le cabinet s’engage à maintenir des standards élevés pour protéger vos renseignements personnels.
Les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou conformément aux exigences légales.
6. CONSENTEMENT
En fournissant vos renseignements personnels au Cabinet, vous consentez à leur collecte, leur utilisation et leur divulgation conformément à la présente Politique. Vous pouvez exprimer votre consentement de façon explicite, par écrit, électroniquement ou verbalement, ou implicitement en fournissant volontairement vos renseignements personnels.
Si vous transmettez des renseignements personnels concernant une autre personne, vous confirmez avoir obtenu préalablement son consentement ou toute autorisation requise par la loi permettant leur collecte, utilisation et divulgation selon les modalités décrites dans cette Politique.
Il peut arriver que le Cabinet ait besoin d’utiliser vos renseignements personnels pour une fin différente de celle initialement prévue. Dans ce cas, nous demanderons votre consentement, sauf si la loi nous permet ou nous oblige à agir autrement.
Certaines circonstances permettent ou exigent la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sans consentement préalable, notamment lorsqu’il s’agit de représenter un client, en cas d’impossibilité pratique ou légale d’obtenir le consentement, ou pour détecter ou prévenir la fraude.
Vous pouvez retirer ou modifier votre consentement ou encore refuser de participer à certaines utilisations et divulgations en tout temps, sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables. Cependant, un tel retrait ou refus pourrait limiter notre capacité à vous fournir certains services ou produits. Le cas échéant, nous en discuterons avec vous afin de préciser les implications.
Si vous souhaitez retirer ou modifier votre consentement, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
7. EXACTITUDE ET ACCÈS
Vous pouvez demander à accéder à vos renseignements personnels, obtenir des informations sur leur collecte, leur utilisation et leur divulgation, et en demander la correction s’ils sont inexacts ou incomplets en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Nous répondrons à votre demande dans des délais raisonnables. Avant de fournir l’accès à vos renseignements personnels, nous pourrions devoir vérifier votre identité. Toutefois, certaines circonstances pourraient limiter ou empêcher l’accès à vos renseignements personnels, notamment lorsque cela compromettrait les renseignements personnels d’une autre personne, que ces renseignements sont protégés par le secret professionnel ou toute autre restriction légale. Dans ce cas, nous vous informerons des raisons qui empêchent l’accès.
8. MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
La présente Politique est entrée en vigueur en date du 25 septembre 2023. Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique à tout moment afin de refléter les changements législatifs ou nos pratiques internes. Toute mise à jour sera publiée sur notre site web avec indication de la date de mise à jour et entrera en vigueur concurremment à sa mise en ligne. Votre utilisation de notre site web après l’affichage d’une version amendée de la Politique constitue votre consentement à être soumis à ces changements.
9. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour toute question concernant cette Politique ou vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :
Hugo Van Branteghem
355, rue des Récollets, Montréal (Québec) H2Y 1V9
hvanbranteghem@naultavocats.ca